Associazione simap.ch

Regolamento interno

1. Disposizioni generali

Oggetto
Art. 1 Il presente regolamento interno disciplina

1. l’organizzazione del comitato direttivo e del comitato esecutivo ;
2. la convocazione, la preparazione e lo svolgimento delle riunioni ;
3. l’istituzione di commissioni e di gruppi di lavoro ;
4. l’organizzazione della segreteria ;
5. le competenze in materia di gestione degli affari e di stesura di rapporti.

Rappresentanza
Art. 2 Le seguenti prescrizioni relative alle persone che esercitano determinate funzioni si applicano per analogia anche ai loro supplenti in caso di impedimento.

2. Comitato direttivo

Compiti
Art. 3

1. Il comitato direttivo vigila affinché i compiti siano svolti in maniera affidabile in conformità con lo statuto.
2. Assicura che il comitato esecutivo e l’amministratore perseguano in maniera adeguata gli obiettivi fissati.
3. Rappresenta simap.ch verso l’esterno nelle questioni importanti di interesse generale.

Riunioni
Art. 4

1. Il comitato direttivo si riunisce trimestralmente in seduta ordinaria.
2. Altre riunioni sono organizzate se la gestione degli affari lo richiede.

Convocazione
Art. 5 L’amministratore convoca alle riunioni su mandato del presidente.

Invito
Art. 6

1. L’invito alle riunioni avviene per e-mail.
2. Viene inviato dall’amministrazione ai membri del comitato direttivo al più tardi sette giorni prima della riunione con l’indicazione del luogo, della data e dell’ordine del giorno.

Accesso al pubblico e ricorso a terzi
Art. 7

1. Le riunioni del comitato direttivo non sono pubbliche.
2. Il comitato direttivo o il suo presidente può invitare terzi, in particolare esperti, alla riunione.

Direzione della riunione
Art. 8 Il presidente dirige le riunioni e ne assicura lo svolgimento efficiente.

Votazioni ed elezioni
Art. 9

1. Le votazioni e le elezioni sono effettuate per voto palese.
2. Nel caso di affari urgenti il comitato direttivo può prendere decisioni per circolazione degli atti (e-mail). Le disposizioni seguenti si applicano per analogia.
3. Fatto salvo il capoverso 2, sono escluse la supplenza e il voto per corrispondenza.
4. Le decisioni sono prese per maggioranza dei voti. Il presidente partecipa al voto e, in caso di parità, il suo voto è decisivo.
5. In prima votazione è eletto chi raggiunge la maggioranza assoluta. Sono eletti i candidati che ottengono il maggior numero di voti.

Verbale
Art. 10

1. Il verbale delle riunioni del comitato direttivo non è pubblico.
2. L’amministratore invia il verbale ai membri del comitato direttivo entro dieci giorni dalla riunione del comitato direttivo.

Informazioni al pubblico
Art. 11

1. Il comitato direttivo decide in linea di massima le modalità con cui fornire informazioni al pubblico, e in particolare ai media, in merito agli affari trattati.
2. In linea di massima spetta all’amministrazione fornire le informazioni, salvo diversa decisione, in casi specifici, da parte del comitato direttivo o del comitato esecutivo.

3. Change advisory board (CAB)

Change advisory board
Art. 12

1. Il CAB presenta proposte agli organi dell’associazione. Non dispone di alcun potere decisionale.
2. Le disposizioni relative al comitato direttivo si applicano per analogia al CAB.

4. Comitato esecutivo

Comitato esecutivo
Art. 13

1. Il comitato esecutivo, composto dal presidente, dal vicepresidente e dall’amministratore, tratta tutti gli affari che non rientrano espressamente nella competenza di un altro organo.
2. Le decisioni sono preparate dall’amministratore e prese consensualmente dal comitato esecutivo.
3. Le disposizioni relative al comitato direttivo si applicano per analogia anche al comitato esecutivo.

5. Gruppi di lavoro

Istituzione e decisioni
Art. 14

1. Il comitato direttivo può impiegare dei gruppi di lavoro.
2. I gruppi di lavoro si autocostituiscono una volta decisa la loro istituzione. Possono affidare determinati ambiti di competenza a singoli membri.
3. Se non è raggiunto un consenso, i gruppi di lavoro decidono a maggioranza semplice.

Informazione
Art. 15

1. I gruppi di lavoro inviano all’amministratore per conoscenza l’ordine del giorno e il verbale delle riunioni.
2. L’informazione esterna sulle attività dei gruppi di lavoro spetta in linea di massima all’amministratore.
3. L’amministrazione informa il comitato direttivo sulle conclusioni importanti alle quali sono giunti i gruppi di lavoro.

Ricorso a terzi
Art. 16 Nei limiti delle loro prerogative finanziarie, i gruppi di lavoro possono coinvolgere terzi nei loro lavori.

Segreteria
Art. 17 L’amministratore assicura la segreteria dei gruppi di lavoro.

Prescrizioni supplementari
Art. 18 Le disposizioni del presente regolamento si applicano per analogia ai gruppi di lavoro.

6. Segreteria

Principi
Art. 19 La segreteria prepara le decisioni degli organi dell’associazione e svolge i compiti operativi.

7. Competenze nella gestione degli affari

7.1 Disposizioni generali

Ambiti di competenza
Art. 20

1. Per la gestione degli affari le competenze sono distinte negli ambiti seguenti :
   1. diritto di firma ;
   2. assunzione di impegni (impiego di crediti approvati) ;
   3. ordine di pagamento ;
   4. altre misure SCI (Sistema di controllo interno) ;
   5. stesura di rapporti.
2. Per il resto le competenze si basano sullo statuto, su altre disposizioni legali e sul diagramma delle funzioni.

7.2 Diritto di firma

Principio
Art. 21 Chi ne ha la competenza può utilizzare la propria firma per agire verso l’esterno a nome dell’associazione simap.ch.

Comitato direttivo / comitato esecutivo
Art. 22 Il presidente e l’amministratore firmano congiuntamente per il comitato direttivo e per il comitato esecutivo.

7.3 Assunzione di impegni

Utilizzo di crediti
Art. 23 Il comitato direttivo definisce nel diagramma delle funzioni chi può disporre di crediti approvati.

Controllo dei crediti
Art. 24 L’amministratore

1. registra progressivamente gli impegni assunti ;
2. li confronta con i crediti approvati e
3. vigila affinché i crediti non siano superati o venga presentata per tempo all’organo competente una richiesta di nuovo credito.

7.4 Ordine di pagamento

Principio
Art. 25

1. Le fatture ricevute devono essere vistate e trasmesse per il pagamento in modo che possano essere pagate entro la scadenza.
2. Tramite il visto e l’ordine di pagamento si applica il principio del doppio controllo.

Visto sulle fatture ricevute
Art. 26

1. Il servizio che ha contratto l’impegno vista le fatture ricevute.
2. Chi vista una fattura verifica
   1. che i dati presenti sulla fattura corrispondano alla realtà ;
   2. che le prestazioni fornite corrispondano alle richieste del beneficiario delle prestazioni ;
   3. la correttezza dal punto di vista contabile.

Ordine di pagamento
Art. 27

1. Il servizio designato dal comitato direttivo impartisce l’ordine di pagamento delle fatture vistate.
2. Chi impartisce l’ordine di pagamento conferma con il suo visto che
   1. la fattura è legale e regolare ;
   2. il visto è corretto e
   3. il credito corrispondente è disponibile.

Pagamento
Art. 28 La segreteria paga secondo le condizioni previste le fatture vistate e accompagnate da un ordine di pagamento.

7.5 Altre misure SCI

Sistema di controllo interno (SCI)
Art. 29

1. Il comitato direttivo vigila per mezzo del diagramma delle funzioni affinché con l’impiego di un sistema di controllo interno siano esclusi o ridotti al minimo i malfunzionamenti.
2. È attribuita particolare importanza all’osservanza dell’obbligo di ricusazione in caso di conflitti d’interesse personali nonché alla documentazione precisa di tutte le uscite e alla completezza delle entrate.

7.6 Stesura di rapporti

Rapporto periodico
Art. 30

1. L’amministratore si tiene informato sullo stato degli affari trattati dalla segreteria.
2. Informa periodicamente e sinteticamente il comitato esecutivo
   1. sullo stato degli affari in generale ;
   2. sul raggiungimento o il non raggiuntimento degli obiettivi fissati e
   3. sul risultato del controllo dei crediti.
3. Il comitato esecutivo stila un riassunto dei rapporti e segnala al comitato direttivo i punti più importanti.

Eventi particolari
Art. 31 Chi osserva fatti di grande importanza politica o finanziaria, di interesse pubblico o di notevole portata per determinate persone, ne informa immediatamente i superiori.

8. Indennità

Indennità
Art. 32

1. Per l’attività esercitata all’interno dell’associazione simap.ch non sono versate indennità, a meno che non sia stato concluso un contratto per un mandato specifico o un contratto di lavoro.
2. simap.ch rimborsa le spese sostenute entro il limiti stabiliti dal regolamento sulle spese emanato dal comitato direttivo.

9. Disposizione finale

Entrata in vigore
Art. 33 Il presente regolamento entra in vigore il 17 giugno 2016 contestualmente all’emanazione dello statuto.

Deciso dal comitato direttivo durante la sua seduta del 17 giugno 2016.

Il presidente
L’amministratore