Association simap.ch

Règlement interne

1. Dispositions générales

Objet
Art. 1 Ce document règle

1. l’organisation du comité directeur et du comité exécutif;
2. la convocation, la préparation et les modalités des séances ;
3. la création de commissions et de groupes de travail ;
4. l’organisation du secrétariat ;
5. les compétences en matière de gestion des affaires et de reporting.

Représentation
Art. 2 Les prescriptions ci-après relatives aux personnes exerçant certaines fonctions s’appliquent par analogie à leurs suppléants en cas d’empêchement.

2. Comité directeur

Tâches
Art. 3

1. Le comité directeur veille à ce que les tâches soient menées à bien en conformité avec les statuts.
2. Il s’assure que le comité exécutif et le directeur d’exploitation poursuivent les objectifs fixés de manière appropriée.
3. Il représente simap.ch vis-à-vis de l’extérieur sur les questions importantes d’intérêt général.

Séances
Art. 4

1. Le comité directeur se réunit trimestriellement en session ordinaire.
2. D’autres séances sont organisées si la gestion des affaires l’exige.

Convocation
Art. 5 Le directeur d’exploitation convoque aux séances sur mandat du président.

Invitation
Art. 6

1. L’invitation aux séances se fait par courriel.
2. Elle est envoyée aux membres du comité directeur par la direction d’exploitation au plus tard sept jours avant la séance avec indication du lieu, de la date et des objets à l’ordre du jour.

Accès au public et recours à des tiers
Art. 7

1. Les séances du comité directeur ne sont pas publiques.
2. Le comité directeur ou son président peut inviter des tiers, notamment des experts, à participer à une séance.

Conduite de la séance
Art. 8 Le président dirige les séances et veille à un déroulement rapide.

Votes et élections
Art. 9

1. Les votes et les élections s’effectuent à main levée.
2. Pour les affaires urgentes, le comité directeur peut décider par voie de circulaire (courriel). Les consignes ci-après sont applicables par analogie.
3. Il est exclu de se faire représenter et de voter par correspondance. L’alinéa 2 reste réservé.
4. Les décisions sont prises à la majorité des votants. Le président prend part au vote et tranche en cas d’égalité des voix.
5. Lors d’élections, la majorité absolue est requise au premier tour. Sont élues les personnes ayant obtenu le plus grand nombre de suffrages.

Procès-verbal
Art. 10

1. Le procès-verbal des séances du comité directeur n’est pas public.
2. Le directeur d’exploitation envoie le procès-verbal aux membres du comité directeur dans les dix jours suivant la séance.

Information du public
Art. 11

1. Le comité directeur fixe en principe les modalités d’information du public et, en particulier, des médias concernant les affaires traitées.
2. Il appartient en principe à la direction d’exploitation d’informer, sauf décision au cas par cas du comité directeur ou du comité exécutif.

3. Comité consultatif sur les changements (CCC)

Comité consultatif sur les changements
Art. 12

1. Le CCC formule des propositions à l’intention des organes de l’association. Il n’a aucun pouvoir décisionnel.
2. Les dispositions relatives au comité directeur sont également applicables par analogie au CCC.

4. Comité exécutif

Comité exécutif
Art. 13

1. Le comité exécutif, composé du président, du vice-président et du directeur d’exploitation, traite toutes les affaires qui ne relèvent pas expressément de la compétence d’un autre organe.
2. Les décisions sont préparées par le directeur d’exploitation et prises par le comité exécutif de manière consensuelle.
3. Les dispositions relatives au comité directeur sont également applicables par analogie au comité exécutif.

5. Groupes de travail

Instauration et prise de décision
Art. 14

1. Le comité directeur peut instaurer des groupes de travail.
2. Les groupes de travail se constituent eux-mêmes une fois leur instauration décidée. Ils peuvent confier certains domaines de compétence à des membres.
3. Les groupes de travail prennent leurs décisions à la majorité simple si aucun consensus n’est trouvé.

Information
Art. 15

1. Les groupes de travail envoient l’ordre du jour et le procès-verbal des séances au directeur d’exploitation pour information.
2. L’information externe sur les activités des groupes de travail est en principe du ressort du directeur d’exploitation.
3. La direction d’exploitation informe le comité directeur des conclusions importantes des groupes de travail.

Recours à des tiers
Art. 16 Les groupes de travail peuvent associer des tiers à leurs travaux dans les limites de leurs prérogatives financières.

Secrétariat
Art. 17 Le directeur d’exploitation assure le secrétariat des groupes de travail.

Dispositions supplémentaires
Art. 18 Les dispositions du présent règlement s’appliquent par analogie aux groupes de travail.

6. Secrétariat

Principes
Art. 19 Le secrétariat prépare les décisions des organes de l’association et s’acquitte des tâches opérationnelles.

7. Compétences dans les transactions commerciales

7.1 Généralités

Domaines de compétences
Art. 20

1. Pour les transactions commerciales, les compétences sont délimitées comme suit:
   1. droit de signature ;
   2. prise d’engagements (utilisation des crédits alloués) ;
   3. ordre de paiement ;
   4. autres mesures SCI (système de contrôle interne) ;
   5. reporting.
2. Les compétences sont par ailleurs conditionnées par les statuts, d’autres dispositions légales et le diagramme des fonctions.

7.2 Droit de signature

Principe
Art. 21 Quiconque en a la compétence peut utiliser sa signature personnelle pour agir au nom de l’association simap.ch vis-à-vis de l’extérieur.

Comité directeur / comité exécutif
Art. 22 Le président et le directeur d’exploitation signent conjointement pour le comité directeur et pour le comité exécutif.

7.3 Conclusion d’engagements

Utilisation des crédits
Art. 23 Le comité directeur définit dans le diagramme des fonctions qui peut disposer des crédits avalisés.

Contrôle des crédits
Art. 24 Le directeur d’exploitation

1. consigne en continu les engagements souscrits ;
2. compare ceux-ci aux crédits avalisés et
3. veille à ce que les crédits ne soient pas dépassés ou qu’une rallonge soit demandée en temps opportun à l’organe compétent.

7.4 Ordre de paiement

Principe
Art. 25

1. Les factures entrantes doivent être visées et transmises pour paiement de manière à pouvoir être réglées dans les délais.
2. Le visa et l’ordre de paiement concrétisent le principe du double contrôle.

Visa des factures entrantes
Art. 26

1. Le service qui contracte l’engagement vise les factures entrantes.
2. Celui qui vise une facture vérifie
   1. que les faits exposés par la facture sont conformes à la réalité ;
   2. que la prestation satisfait aux exigences du bénéficiaire des prestations et
   3. l’exactitude comptable.

Ordre de paiement
Art. 27

1. Le service désigné par le comité directeur donne l’ordre de payer les factures visées.
2. Celui qui donne l’ordre de payer confirme par son visa que
   1. la facture est légale et régulière ;
   2. le visa est correct, et que
   3. le crédit correspondant existe.

Paiement
Art. 28 Le secrétariat règle les factures visées et accompagnées d’un ordre de paiement selon les conditions pertinentes.

7.5 Autres mesures SCI

Système de contrôle interne (SCI)
Art. 29

1. Le comité directeur veille, à l’aide du diagramme des fonctions, à exclure ou à tout le moins à minimiser les dysfonctionnements par un système de contrôle interne.
2. Il importe, en la matière, de respecter le devoir de récusation en cas de conflits d’intérêts personnels, de justifier scrupuleusement toute dépense et de garantir l’intégrité des recettes.

7.6 Reporting

Rapport périodique
Art. 30 Art. 30

1. Le directeur d’exploitation se tient informé du cours des affaires traitées par le secrétariat.
2. Il informe périodiquement et succinctement le comité exécutif
   1. du cours des affaires en général ;
   2. de la réalisation ou non des objectifs fixés, et
   3. du résultat du contrôle des crédits.
3. Le comité exécutif établit un résumé des rapports et signale au comité directeur les points les plus importants.

Événements particuliers
Art. 31 Quiconque est confronté à des incidents revêtant une grande importance politique ou financière, présentant un intérêt public ou ayant une grande portée pour certaines personnes doit en référer immédiatement à l’instance hiérarchique.

8. Indemnités

Indemnités
Art. 32

1. Aucune indemnité ne saurait être versée au titre d’une activité effectuée au sein de simap.ch si cette dernière ne fait pas l’objet d’un mandat ou d’un contrat de travail spécifique.
2. simap.ch rembourse les frais conformément au règlement des frais édicté par le comité directeur.

9. Disposition finale

Entrée en vigueur
Art. 33 Le présent règlement entre en vigueur le 17 juin 2016 avec l’adoption des statuts.

Décidé par le comité directeur lors de sa séance du 17 juin 2016.

Le président
Le directeur d’exploitation