Verein simap.ch

OrganisationGeschäftsreglementStatutenAGB

Geschäftsreglement

1. Allgemeine Bestimmungen

Gegenstand
Art. 1 Dieses Geschäftsreglement bestimmt

  1. die Organisation des Vorstands und des Ausschusses ;
  2. die Einberufung, die Vorbereitung und das Verfahren von Sitzungen ;
  3. die Einsetzung von Kommissionen und Arbeitsgruppen ;
  4. die Organisation der Geschäftsstelle ;
  5. die Zuständigkeiten im Geschäftsverkehr und das Berichtswesen.

Stellvertretung
Art. 2 Die nachfolgenden Vorschriften über die Trägerinnen und Träger bestimmter Funktionen gelten bei deren Verhinderung sinngemäss für ihre Stellvertreterinnen und Stellvertreter.

2. Vorstand

Aufgaben
Art. 3

  1. Der Vorstand sorgt dafür, dass die Aufgaben gemäss den Statuten zuverlässig wahrgenommen werden.
  2. Er stellt sicher, dass der Ausschuss und die Geschäftsführerin / der Geschäftsführer die gesetzten Ziele auf zweckmässige Art und Weise verfolgen.
  3. Er vertritt simap.ch in wichtigen Fragen von allgemeinem Interesse nach aussen.

Sitzungen
Art. 4

  1. Der Vorstand versammelt sich ordentlicherweise einmal in jedem Quartal.
  2. Weitere Sitzungen finden statt, sofern es die Geschäfte erfordern.

Einberufung
Art. 5 Die Geschäftsführerin / der Geschäftsführer lädt im Auftrag der Präsidentin / des Präsidenten zu den Sitzungen ein.

Einladung
Art. 6

  1. Die Einladung zur Sitzung erfolgt schriftlich per E-Mail.
  2. Sie wird den Vorstandsmitgliedern durch die Geschäftsführung bis spätestens sieben Tage vor der Sitzung unter Angabe von Ort, Zeit und Traktanden zugestellt.

Öffentlichkeit und Beizug Dritter
Art. 7

  1. Die Sitzungen des Vorstands sind nicht öffentlich.
  2. Der Vorstand oder dessen Präsidentin / Präsident kann Dritte, namentlich Sachverständige, zur Teilnahme an einer Sitzung einladen.

Leitung der Sitzung
Art. 8 Die Präsidentin / der Präsident leitet die Sitzungen und sorgt für einen speditiven Ablauf.

Abstimmungen und Wahlen
Art. 9

  1. Abstimmungen und Wahlen erfolgen offen.
  2. Bei dringenden Geschäften kann der Vorstand auf dem Zirkularweg (per E-Mail) entscheiden. Die nachstehenden Vorgaben gelten sinngemäss.
  3. Stellvertretung ist ausgeschlossen, ebenso die schriftliche Stimmabgabe. Vorbehalten bleibt Absatz 2.
  4. Bei Abstimmungen entscheidet das Mehr der Stimmenden. Die Präsidentin / der Präsident stimmt mit und gibt im Fall der Stimmengleichheit den Stichentscheid.
  5. Bei Wahlen entscheidet im ersten Wahlgang das absolute Mehr. Gewählt sind die Personen mit der höchsten Stimmenzahl.

Protokoll
Art. 10

  1. Das Protokoll der Sitzungen des Vorstands ist nicht öffentlich.
  2. Der Geschäftsführer stellt den Vorstandsmitgliedern das Protokoll innert 10 Tagen seit der Vorstandssitzung zu.

Information der Öffentlichkeit
Art. 11

  1. Der Vorstand bestimmt im Grundsatz, wie die Öffentlichkeit und namentlich die Medien über behandelte Geschäfte zu informieren sind.
  2. Die Information obliegt grundsätzlich der Geschäftsführung, soweit der Vorstand oder der Ausschuss im Einzelfall nicht anders entscheiden.

3. Change Advisory Board (CAB)

Art. 12

  1. Das CAB stellt den Vereinsorganen Antrag. Es hat keine Entscheidungsbefugnisse.
  2. Die Bestimmungen für den Vorstand gelten sinngemäss auch für das CAB.

4. Ausschuss

Ausschuss
Art. 13

  1. Der Ausschuss, bestehend aus dem Präsidium, dem Vizepräsidium und der Geschäftsführung, behandelt alle Geschäfte, die nicht ausdrücklich in der Zuständigkeit eines anderen Organs liegen.
  2. Die Entscheide werden von der Geschäftsführerin / vom Geschäftsführer vorbereitet und vom Ausschuss konsensual entschieden.
  3. Die Bestimmungen für den Vorstand gelten sinngemäss auch für den Ausschuss.

5. Arbeitsgruppen

Einsetzung und Beschlussfassung
Art. 14

  1. Der Vorstand kann Arbeitsgruppen einsetzen.
  2. Die Arbeitsgruppen konstituieren sich im Rahmen des Einsetzungsbeschlusses selbst. Sie können einzelne Mitglieder mit besonderen Verantwortungsbereichen betrauen.
  3. Die Arbeitsgruppen entscheiden mit einfachem Mehr, wenn ein einvernehmlicher Beschluss nicht zustande kommt.

Information
Art. 15

  1. Die Arbeitsgruppen stellen der Geschäftsführerin / dem Geschäftsführer die Traktandenlisten und Sitzungsprotokolle zur Kenntnisnahme zu.
  2. Die Information gegen Aussen im Zusammenhang mit der Arbeitsgruppentätigkeit obliegt grundsätzlich der Geschäftsführerin / dem Geschäftsführer.
  3. Die Geschäftsführung informiert den Vorstand über wichtige Erkenntnisse der Arbeitsgruppen.

Beizug Dritter
Art. 16 Die Arbeitsgruppen können im Rahmen ihrer finanziellen Befugnisse Dritte zur Behandlung ihrer Geschäfte beiziehen.

Sekretariat
Art. 17 Die Geschäftsführerin / der Geschäftsführer besorgt das Sekretariat der Arbeitsgruppen.

Ergänzende Vorschriften
Art. 18 Für die Arbeitsgruppen gelten sinngemäss die Bestimmungen dieses Reglements.

6. Geschäftsstelle

Grundsätze
Art. 19 Die Geschäftsstelle bereitet die Beschlüsse der Vereinsorgane vor und erfüllt die operativen Aufgaben.

7. Zuständigkeiten im Geschäftsverkehr

7.1 Allgemeines

Zuständigkeitsbereiche
Art. 20

  1. Im Geschäftsverkehr wird für die Bestimmung der Zuständigkeit nach folgenden Bereichen unterschieden:
    1. Unterschriftsberechtigung
    2. Eingehen von Verpflichtungen (Verwendung bewilligter Kredite)
    3. Anweisung zur Zahlung
    4. Weitere IKS-Massnahmen
    5. Berichtswesen
  2. Im übrigen richten sich die Zuständigkeiten nach den Statuten, weiteren gesetzlichen Bestimmungen und dem Funktionendiagramm.

7.2 Unterschriftsberechtigung

Grundsatz
Art. 21 Wer in der Sache zuständig ist, kann mit der eigenen Unterschrift im Namen des Vereins simap.ch nach aussen auftreten.

Vorstand / Ausschuss
Art. 22 Für den Vorstand und für den Ausschuss unterschreiben die Präsidentin / der Präsident und die Geschäftsführung gemeinsam.

7.3 Eingehen von Verpflichtungen

Verfügung über Kredite
Art. 23 Der Vorstand bestimmt im Funktionsdiagramm, wer über beschlossene Kredite verfügen kann.

Kreditkontrolle
Art. 24 Die Geschäftsführerin / der Geschäftsführer

  1. erfasst fortlaufend die eingegangenen Verpflichtungen ;
  2. stellt sie den beschlossenen Krediten gegenüber und
  3. sorgt dafür, dass die Kredite nicht überschritten werden oder dass dem zuständigen Organ rechtzeitig ein Nachkredit beantragt wird.

7.4 Anweisung zur Zahlung

Grundsatz
Art. 25

  1. Eingehende Rechnungen sind so zu visieren und zur Zahlung anzuweisen, dass sie rechtzeitig beglichen werden können.
  2. Mit dem Visum und der Zahlungsanweisung wird das Vieraugenprinzip umgesetzt.

Visum eingehender Rechnungen
Art. 26

  1. Die Stelle, welche die entsprechende Verpflichtung eingegangen ist, visiert eingegangene Rechnungen.
  2. Wer eine Rechnung visiert, prüft
    1. ob der auf dem Beleg dargestellte Sachverhalt mit der Wirklichkeit übereinstimmt ;
    2. ob die Leistung mit dem Anspruch des Leistungsempfängers übereinstimmt sowie
    3. die rechnerische Richtigkeit.

Anweisung
Art. 27

  1. Die vom Vorstand bezeichnete Stelle weist visierte Rechnungen zur Zahlung an.
  2. Wer zur Zahlung anweist, bestätigt mit seinem Visum, dass
    1. der Beleg recht- und ordnungsmässig ;
    2. das Visum richtig und
    3. der entsprechende Kredit vorhanden ist.

Zahlung
Art. 28 Die Geschäftsstelle begleicht visierte und zur Zahlung angewiesene Rechnungen gemäss den einschlägigen Konditionen.

7.5 Weitere IKS-Massnahmen

Internes Kontrollsystem
Art. 29

  1. Der Vorstand stellt mittels Funktionendiagramm sicher, dass mit einem internen Kontrollsystem Fehlleistungen ausgeschlossen oder zumindest minimiert werden.
  2. Von Bedeutung ist dabei namentlich die Beachtung der Ausstandspflicht beim Vorliegen persönlicher Interessen, der genaue Nachweis sämtlicher Ausgaben und die Gewährleistung der Vollständigkeit der Einnahmen.

7.6 Berichtswesen

Periodische Berichterstattung
Art. 30

  1. Die Geschäftsführerin / der Geschäftsführer hält sich über den aktuellen Stand der Geschäfte der Geschäftsstelle auf dem Laufenden.
  2. Sie / Er berichtet dem Ausschuss periodisch in knapper Form
    1. über den Stand der Geschäfte im allgemeinen ;
    2. inwiefern gesteckte Ziele erreicht oder nicht erreicht worden sind sowie
    3. über das Ergebnis der Kreditkontrolle.
  3. Der Ausschuss fasst die Berichte zusammen und orientiert den Vostand über die wichtigsten Punkte.

Besondere Vorkommnisse
Art. 31 Wer Vorkommnisse von grosser politischer oder finanzieller Bedeutung, von öffentlichem Interesse oder von grosser Tragweite für einzelne Personen wahrnimmt, orientiert unverzüglich die vorgesetzte Stelle.

8. Entschädigungen

Entschädigungen
Art. 32

  1. Für die Tätigkeit im Verein simap.ch werden keine Entschädigungen ausgerichtet, wenn nicht ein besonderer Mandatsvertrag oder ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wird.
  2. simap.ch vergütet die Spesen im Rahmen der vom Vorstand zu erlassenden Spesenordnung.

9. Schlussbestimmung

Inkrafttreten
Art. 33 Dieses Reglement wird mit dem Erlass der Statuten am 17. Juni 2016 in Kraft gesetzt.

Vom Vorstand an seiner Sitzung vom 17. Juni 2016 beschlossen.

Der Präsident
Der Geschäftsführer